VĂ RUGĂM SĂ CITIŢI TERMENII ŞI CONDIŢIILE DE UTILIZARE ÎNAINTE DE A FOLOSI SOLUȚIA FGO.
Prezentul acord legal dintre dumneavoastră și S.C. i-Tom Solutions S.R.L. are în vedere utilizarea de către dumneavoastră a soluției FGO. Puteți utiliza soluția FGO numai în conformitate cu acești Termeni și condiții.
Serviciile oferite prin soluția FGO pot fi modificate în timp, pe măsură ce îmbunătățim sau adăugăm funcționalități. Deși nu este o situație pe care ne-o dorim, ne rezervăm dreptul de a opri, suspenda sau modifica aceste servicii în orice moment, fără a fi obligați de a notifica în prealabil. În ceea ce privește problemele de natură tehnică ce pot apărea în cadrul utilizării platformei FGO, atunci când funcționarea optimă a acesteia este afectată, avem responsabilitatea de a aplica orice proceduri de remediere, inclusiv limitarea temporară a accesului sau a unor funcționalități, în scopul de a identifica și rezolva situația apărută.
Conform Legii comerțului electronic (Legea 365/2002 cu modificările aduse prin legea 121/2006) "Art. 7: Validitatea, efectele juridice și proba contractelor încheiate prin mijloace electronice (1) Contractele încheiate prin mijloace electronice produc toate efectele pe care legea le recunoaște contractelor, atunci când sunt întrunite condițiile cerute de lege pentru validitatea acestora. (2) Pentru validitatea contractelor încheiate prin mijloace electronice nu este necesar consimțământul prealabil al părților asupra utilizării mijloacelor electronice."
Prin accesarea site-ului și folosirea soluției FGO vă exprimați acordul cu privire la acești termeni și condiții de utilizare. Dacă nu sunteți de acord cu acești termeni și condiții de utilizare, nu puteți folosi soluția FGO, site-ul www.fgo.ro și aplicațiile aferente iOS/Android.
Acest acord privind termenii și condițiile de utilizare („Acordul”) reprezintă o convenție cu caracter obligatoriu, realizată între o persoană juridică de drept privat sau public, o persoană fizică ce desfășoară activități economice în mod independent sau un reprezentant al unei entități cu personalitate juridică distinctă (în continuare "Utilizator" sau "dumneavoastră") și S.C. i-Tom Solutions S.R.L. (în continuare "Furnizorul"), privind condițiile accesării și utilizării soluției FGO de către dumneavoastră.
Soluția FGO se adresează atât persoanelor juridice (societăți, asociații, fundații, instituții publice), cât și persoanelor fizice care desfășoară activități economice în mod independent (PFA, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale, profesii liberale, precum și persoane fizice care realizează venituri și au obligația raportării în sistemul RO e-Factura, identificate fiscal prin CNP).
Utilizatorii platformei FGO care achiziționează un abonament pe o perioadă de minim 1 an beneficiază de dreptul de retragere în termen de 14 zile calendaristice de la data achiziției, în conformitate cu condițiile descrise în Capitolul IV - secțiunea „Rambursări / returnări”.
Platforma FGO integrează funcționalități bazate pe inteligență artificială, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2024/1689 (AI Act). Aceste funcționalități sunt descrise în detaliu în Capitolul XV din prezenții Termeni. Utilizarea platformei FGO implică interacțiunea cu aceste funcționalități, iar Furnizorul asigură transparența conform art. 50 din AI Act.
Soluția FGO este destinată utilizării de către persoane cu vârsta de cel puțin 18 ani, care au capacitatea legală de a contracta. Prin crearea unui cont și utilizarea platformei FGO, declarați că îndepliniți aceste condiții și că acționați fie în calitate de reprezentant al unei entități juridice, fie în nume propriu ca persoană fizică ce desfășoară activități economice.
Prin acceptarea prezentului acord legal (Termeni și condiții), utilizatorul declară și confirmă că ia cunoștință de conținutul acestuia și se angajează să îl respecte în integralitatea lui.
În scopul prezentului Acord, cu excepția cazurilor în care se prevede altfel prin definiție sau se oferă o altă interpretare în Acord ori rezultă altfel din context, următoarele cuvinte și sintagme vor avea semnificația indicată mai jos:
„Cont de Utilizator / Cont FGO”
înseamnă contul de înregistrare creat de Utilizator în cadrul soluției FGO;
„Date cu caracter personal”
înseamnă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, în sensul art. 4 alin. (1) din GDPR. În contextul FGO, acestea includ, fără a se limita la: a) date utilizator: adresa de email, parola (stocată criptat), nume, prenume, CNP, adresă, telefon, IBAN; b) date clienți ai utilizatorului: nume, prenume, CNP, adresă, telefon, email, IBAN, date fiscale; c) date angajați ai utilizatorului: nume, prenume, CNP, date de pontaj (preluate din SAGA sau REGES/ITM); d) date generate de utilizarea platformei: adresă IP, date de sesiune, loguri de activitate.
„Informații pentru înregistrare”
înseamnă datele furnizate de Utilizator la crearea Contului FGO: a) pentru persoane juridice: CUI, denumire firmă, număr registru comerț, adresă sediu (precompletate automat din ANAF pe baza CUI), reprezentant legal, adresă de email, parolă; b) pentru persoane fizice cu activitate economică: CNP (utilizat ca identificator fiscal pentru raportarea în SPV/ANAF), nume, prenume, adresă, adresă de email, parolă.
„Entitate / Firmă”
înseamnă orice persoană juridică de drept privat (societăți, asociații, fundații) sau de drept public (ministere, primării, instituții publice), precum și orice persoană fizică care desfășoară activități economice în mod independent (PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială, profesie liberală) sau orice persoană fizică identificată fiscal prin CNP care are obligația de raportare în sistemul RO e-Factura, ale cărei date sunt înregistrate în soluția FGO.
„Utilizator Persoană Fizică”
înseamnă orice persoană fizică autorizată (PFA), întreprindere individuală (II), întreprindere familială (IF), titular al unei profesii liberale sau orice altă persoană fizică care desfășoară activități economice și utilizează soluția FGO pentru emiterea, gestionarea și raportarea facturilor, inclusiv în sistemul RO e-Factura. Utilizatorul Persoană Fizică se identifică în platformă prin CNP (cod numeric personal) sau, după caz, prin NIF (număr de identificare fiscală).
„Sistem AI” / „Funcționalitate AI”
înseamnă orice componentă a platformei FGO care utilizează tehnologii de inteligență artificială pentru procesarea automată a datelor, generarea de conținut, extragerea de informații din documente sau asistarea utilizatorului în interacțiunea cu platforma. Funcționalitățile AI sunt descrise în Capitolul XV (Utilizarea Inteligenței Artificiale).
„Operator de date” / „Persoană împuternicită”
„Operator de date” înseamnă, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), persoana fizică sau juridică care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. În contextul FGO: a) Furnizorul (i-Tom Solutions) este Operator pentru datele utilizatorilor direcți ai platformei (date de cont, date de identificare, date de utilizare); b) Utilizatorul (PJ sau PF care folosește FGO) este Operator pentru datele pe care le introduce în platformă despre clienții, angajații sau partenerii săi.
„Persoană împuternicită” (Processor) înseamnă, în sensul GDPR, persoana care prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului. În contextul FGO, Furnizorul acționează ca Persoană împuternicită pentru datele introduse de Utilizator în platformă despre terții săi (clienți, angajați).
„DPA” / „Acord de Prelucrare a Datelor”
înseamnă acordul încheiat între Utilizator (în calitate de Operator) și Furnizor (în calitate de Persoană împuternicită), conform art. 28 din GDPR, care reglementează condițiile în care Furnizorul prelucrează date cu caracter personal în numele Utilizatorului. DPA-ul este parte integrantă a prezenților Termeni și este disponibil ca document separat.
„Furnizor”
înseamnă S.C. i-Tom Solutions S.R.L., o societate cu răspundere limitată organizată potrivit legislației din România, având sediul social în Strada Popa Soare, Nr. 69, Sector 2, București.
"Soluția FGO / Platforma FGO"
înseamnă pagina web intitulată "FGO.ro", paginile disponibile după autentificarea în cont (portalul web FGO), precum și aplicațiile pentru telefon inteligent/tabletă, aflate în proprietatea Furnizorului și administrate de către acesta.
Furnizorul își rezervă dreptul de a aduce amendamente și de a modifica acești Termeni și condiții în orice moment. Versiunea în vigoare va fi cea publicată pe www.fgo.ro. Modificările vor intra în vigoare imediat după postarea pe website, despre care veți fi înștiințat(ă) în soluția FGO sau pe email.
Furnizorul își rezervă în orice moment dreptul să modifice sau să întrerupă, temporar sau permanent, soluția FGO sau parte din serviciile ce o alcătuiesc, cu sau fără notificare. Sunteți de acord că Furnizorul nu va fi ținut responsabil față de calitatea Dvs. de utilizator, pentru orice modificări, suspendări sau discontinuități ale funcționării serviciilor oferite.
Utilizatorul poate crea un cont FGO pe site-ul www.fgo.ro sau, după caz, prin intermediul aplicației mobile FGO.
Contul poate fi creat: a) pentru o persoană juridică - prin introducerea CUI-ului, pe baza căruia datele firmei sunt precompletate automat din registrele ANAF; b) pentru o persoană fizică cu activitate economică - prin introducerea CNP-ului, utilizat ca identificator fiscal pentru raportarea în sistemul RO e-Factura (SPV/ANAF).
În ambele cazuri, este necesară o adresă de email validă (care va deveni numele de utilizator) și o parolă.
Platforma FGO permite adăugarea și administrarea mai multor firme în același cont.
Serviciile FGO sunt disponibile în mai multe variante de abonament, utilizatorul putând să opteze pentru oricare dintre ele. Abonamentul este per firmă.
În cazul alegerii unui abonament plătit, utilizatorul poate achita prin una dintre modalitățile de plată disponibile în soluție.
Prețurile valabile sunt cele afișate pe site; la momentul efectuării plății valoarea achitată trebuie să reflecte totalul facturii obținute din contul FGO sau dintr-o ofertă personalizată. Prețurile pot fi modificate oricând de către Furnizor, fără a fi necesar ca modificarea să fie anunțată în prealabil. Modificările nu vor afecta abonamentele active. Noile prețuri se vor aplica exclusiv la reînnoirea abonamentului sau la achiziția unui nou abonament.
Plata online cu card bancar
Plata cu cardul se realizează prin intermediul procesatorului de plăți Netopia Payments (www.netopia-payments.com). Prin efectuarea plății online, sunteți de acord cu termenii și condițiile Netopia Payments. FGO nu procesează și nu stochează date de card; acestea sunt gestionate exclusiv de Netopia Payments în calitate de procesator de plăți certificat PCI-DSS.
După expirarea abonamentului, accesul dvs. la funcționalitățile aferente abonamentului expirat va fi restricționat; este în întregime responsabilitatea dumneavoastră de a reînnoi abonamentul dacă doriți să utilizați în continuare serviciile taxabile FGO.ro.
Plata prin OP
Plata se va efectua în oricare din conturile indicate pe factura proforma emisă. La detaliile plății se vor menționa informații de identificare a plății, cum ar fi: factura achitata si/sau Codul Unic de Înregistrare (CUI) al firmei pentru care se achiziționează abonamentul/serviciile FGO.
Este obligația dumneavoastră să vă informați asupra comisioanelor aplicate de către bancă la tranzacționare atunci când efectuați plata prin OP. Prin achitarea abonamentului/serviciilor FGO prin OP sunteți de acord să plătiți aceste comisioane. În cazul în care nu vă informați / nu achitați comisioanele băncii, Furnizorul are dreptul și va acționa în consecință:
Activarea abonamentului se face printr-un mecanism de procesare automată a extraselor bancare în soluția FGO. Prin urmare, activarea abonamentului poate dura până la câteva zile, în funcție de momentul în care banca dvs. efectuează transferul propriu zis. În cazul în care au trecut mai mult de 3 zile lucrătoare iar abonamentul nu s-a activat încă, ne puteți contacta cu dovada plății pe suport@fgo.ro
Utilizarea unui voucher / cod de voucher
Un cod de voucher oferă o reducere din prețul anual întreg sau acces la funcționalitățile disponibile printr-un abonament FGO plătit, pentru o anumită perioadă de timp.
Voucherul are o perioadă de valabilitate determinată. Dacă nu este utilizat în perioada în care este valabil, codul va expira și nu va mai putea fi utilizat.
Voucherele nu pot fi preschimbate în bani și nu pot fi utilizate cumulat cu alte promoții.
Prelungirea (reînnoirea) abonamentului
La expirarea abonamentului, trimitem notificări de informare în contul dvs. FGO sau pe email, pe adresele de email care au asociat rolul de administrator; asigurați-vă că primiți notificările pe email de la adresele @fgo.ro; procesul pentru prelungirea abonamentului este similar cu cel de plată inițială; alegeți o modalitate de achitare disponibilă, iar activarea acestuia va depinde de aceeași procesare automatizată a extraselor prezentată anterior, la secțiunea “Plata prin OP”. În cazul în care abonamentul dvs. expiră și nu achitați contravaloarea unui nou abonament plătit, accesul dvs. la serviciile disponibile prin intermediul abonamentului va fi întrerupt.
Reînnoirea automată a abonamentului
Utilizatorul are posibilitatea de a activa opțiunea de reînnoire automată a abonamentului, prin selectarea acesteia în momentul efectuării plății cu cardul.
Prin activarea acestei opțiuni:
În cazul în care plata este procesată cu succes, abonamentul se prelungește automat pentru o nouă perioadă de valabilitate, corespunzătoare tipului de abonament achiziționat.
Utilizatorul poate dezactiva oricând opțiunea de reînnoire automată din contul său FGO, cu efect pentru ciclurile de facturare viitoare, dacă dezactivarea este realizată înainte de inițierea debitării automate.
În cazul în care plata automată nu poate fi procesată (inclusiv, dar fără a se limita la: fonduri insuficiente, card expirat, tranzacție respinsă), abonamentul nu va fi reînnoit automat, iar accesul la funcționalitățile aferente abonamentului va fi restricționat la expirarea acestuia.
Furnizorul poate transmite notificări privind apropierea datei de reînnoire și efectuarea plății automate, utilizând adresa de email asociată contului.
Rambursări / returnări
După efectuarea unei plăți pentru achiziționarea unui abonament FGO pe o perioadă de minim 1 an, aveți la dispoziție 14 zile calendaristice din momentul achiziției abonamentului pentru a vă răzgândi, doar în cazul în care nu ați utilizat niciunul dintre serviciile pentru care ați plătit. Puteți cere returnarea sumei plătite pe suport@fgo.ro, în termenul de 14 zile menționat anterior, renunțând, totodată, la serviciile plătite. Odată cu returnarea sumei, veți pierde accesul la serviciile FGO pentru care ați plătit. Abonamentele achitate pentru o perioadă de valabilitate de 1 lună de zile, respectiv contravaloarea opțiunilor suplimentare achiziționate, nu pot face obiectul returului.
Servicii suplimentare
Pentru funcționalitățile platformei utilizate peste limita lunară sau anuală acordată prin abonament, FGO va emite o factură de consum cu detaliile corespunzătoare. De încasarea respectivei facturi va depinde dreptul dvs. de a utiliza în continuare funcționalitățile platformei.
Plata recurentă
Modulul de plată recurentă se bazează pe sistemul electronic de procesare plăți și încasări al Netopia Payments și presupune conectarea contului de plăți al unei entități (firmă sau persoană fizică cu activitate economică) la contul FGO.
Mecanismul implementat în platforma FGO.ro presupune parcurgerea următorilor pași.
FGO.ro va solicita obținerea unui nou acord de la clientul dvs., atunci când informațiile esențiale asociate facturii recurente se vor modifica, după cum urmează:
Exemplu 1: dacă aveți o factură recurentă în valoare de 200 RON + TVA, de fiecare dată când modificați valoarea, este necesar un nou acord al persoanei care urmează să facă plata, inclusiv pentru situația în care se modifică % cota de TVA aplicabil firmei care facturează sau articolul/serviciul vizat.
Exemplu 2: dacă aveți o factură recurentă în valoare de 200 EUR/USD + TVA, de fiecare dată când modificați valoarea de bază (200), este necesar acordul persoanei care urmează să facă plata. Valoarea plătibilă în RON se poate modifica, urmare a modificării cursului valutar, situatie in care nu este necesar obtinerea unui alt acord.
Responsabilități
Funcționalități pe care le puteți testa (Beta/Nou lansate)
Pe măsura dezvoltării de funcționalități noi ale platformei FGO, S.C. i-Tom Solutions S.R.L. vi le poate pune la dispoziție cu titlu gratuit, pentru perioade limitate, în vederea testării lor de către dvs.
Prezenții Termeni și condiții de utilizare se aplica intotdeauna atunci cand utilizati solutia FGO, inclusiv pe perioada testarii unor functionalitati. De asemenea, functionalitatilor puse la dispozitia dvs. pentru testare li se pot aplica o serie de limitări și constrângeri tehnice pe care vi le vom comunica la momentul activării respectivelor funcționalități.
Este posibil ca unele funcționalități să poată fi testate gratuit, chiar dacă acestea fac parte dintr-un pachet plătit sau sunt disponibile ca extraopțiune. După expirarea perioadei de testare, puteți opta pentru achiziționarea pachetului/extraoptiunii aferente care oferă acces la respectiva funcționalitate. De asemenea, unele dintre funcționalități pot fi însoțite de posibilitatea achiziționării unor servicii de instalare/configurare. Toate aspectele legate de preț vor fi comunicate anterior achiziției.
Disponibilitatea serviciului
Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru a asigura disponibilitatea continuă a serviciilor, însă nu garantează un nivel minim de disponibilitate și nici funcționarea neîntreruptă a platformei.
Serviciile pot fi afectate temporar de:
Aceste situații pot conduce la întreruperi temporare, întârzieri sau comportamente neprevăzute ale platformei, fără a angaja răspunderea Furnizorului.
Utilizarea platformei FGO poate fi afectată în funcție de statusul abonamentului sau de respectarea prezentului Acord.
1. Restricționarea accesului în cazul neplății
În cazul expirării abonamentului și al neplății acestuia:
Datele Utilizatorului rămân stocate în platformă și pot fi accesibile parțial, în funcție de funcționalitățile disponibile în lipsa unui abonament activ.
2. Suspendarea contului
Furnizorul își rezervă dreptul de a suspenda temporar accesul la cont în următoarele situații:
3. Ștergerea contului la solicitarea Utilizatorului
Utilizatorul poate opta pentru ștergerea contului în orice moment, direct din setările contului. Procesul de ștergere presupune:
După ștergerea definitivă a contului, accesul la platformă nu mai este posibil, iar datele nu mai pot fi recuperate. În cazul în care, la momentul ștergerii contului, există un abonament activ, sumele achitate pentru perioada rămasă nu se returnează (cu excepția cazurilor prevăzute la Cap. IV privind perioada de 14 zile pentru abonamentele de minim 1 an).
4. Dreptul Furnizorului de a închide contul
Furnizorul poate decide închiderea contului Utilizatorului în situații excepționale, inclusiv: încălcări grave ale prezentului Acord, activități ilegale sau utilizări care afectează securitatea sau funcționarea platformei.
Folosind soluția FGO, dumneavoastră declarați și garantați că:
Nu puteți accesa sau folosi soluția FGO pentru niciun alt scop decât cel pentru care Furnizorul îl face disponibil și îl prezintă public pe www.fgo.ro. Activitățile interzise includ, dar fără a se limita la:
În eventualitatea în care utilizatorului îi sunt imputate una sau mai multe acțiuni dintre cele prevăzute nelimitativ în cuprinsul punctului VII, Furnizorul, în funcție de tipul acțiunii interzise întreprinse de către utilizator, poate:
În oricare din situațiile prevăzute nelimitativ în cuprinsul punctului VII, în măsura în care s-a produs furnizorului orice tip de prejudiciu, i s-au generat costuri ori i s-a limitat în vreun fel rata de profitabilitate, utilizatorul este singurul responsabil pentru acoperirea integrală a acestora, deodată cu orice alte cheltuieli judiciare pe care le presupun demersurile de recuperare/revenire la situația anterioară.
Capitolul de fata descrie modul in care ne dorim sa colaboram cu utilizatorii nostri. Nu este o lista de obligatii, ci un cadru comun prin care echipa FGO si utilizatorii obtin, impreuna, cele mai bune rezultate din platforma.
1. Misiunea noastra comuna
Am construit FGO pornind de la o idee simpla: un utilizator concentrat pe activitatea sa - fie ca e vorba de o firma sau de o persoana care desfasoara activitate economica pe cont propriu - nu ar trebui sa fie nevoit sa devina specialist IT ca sa-si tina la zi facturarea, contabilitatea primara sau relatia cu partenerii. Platforma FGO, lansata in 2017 si dezvoltata constant de atunci, este rezultatul acestei idei, iar echipa din spatele ei pune pasiune si atentie in fiecare imbunatatire.
Ca sa obtineti maximum din platforma, am pregatit mai multe resurse care va ajuta sa va descurcati singur(a), in ritmul propriu:
Parcurgerea acestor resurse va economiseste timp si va da control asupra platformei. Cand aveti nevoie de ajutorul nostru, putem sa ne concentram atentia pe situatiile care chiar necesita interventie tehnica - ceea ce inseamna ca raspundem mai repede si mai bine, atat dumneavoastra, cat si celorlalti utilizatori.
2. Cum te sprijinim
Stim ca un serviciu de asistenta prompt si competent conteaza la fel de mult ca functionalitatile platformei. De aceea, ne angajam sa:
Cu rolul de administrator din platforma FGO, va puteti gestiona singur(a) intreaga activitate. Pentru problemele de natura tehnica ce tin de platforma, suportul nostru este aici.
3. Cadrul colaborarii
Pretuim orice feedback pe care il primim despre platforma FGO, inclusiv critica - felul in care e exprimata ne ajuta sa imbunatatim ce facem. O colaborare buna se bazeaza, insa, pe cateva premise reciproce:
Atunci cand aceste premise nu sunt respectate - de exemplu, prin limbaj jignitor la adresa echipei sau a platformei, prin afirmatii nefondate despre FGO sau prin amenintari -, ne rezervam dreptul de a limita interactiunea si, daca este cazul, de a suspenda acordarea suportului.
Aceste limite nu au rol punitiv, ci protejeaza spatiul de lucru al echipei si calitatea interactiunii cu ceilalti utilizatori. Imaginea platformei FGO si increderea in echipa din spatele ei sunt construite zi de zi, iar pastrarea unui cadru de comunicare sanatos este in interesul tuturor celor care folosesc FGO.
Furnizorul deține toate drepturile de proprietate intelectuală cu privire la soluția informatică FGO, logo, imagini, structură și design. Conținutul furnizat prin intermediul soluției FGO, structura, design-ul, imaginile, logo-ul și siglele conținute de acesta sunt deținute de către Furnizor și sunt obiectul drepturilor de autor și al altor drepturi de proprietate intelectuală în conformitate cu legislația română și europeană în vigoare. Conținutul soluției FGO include, dar fără a se limita la acestea, toate codurile sursă, bazele de date, măsurile de funcționalitate, software-ul, design, fișiere audio, video, text, fotografii și grafică.
Mărcile deținute de către Furnizor nu pot fi folosite, inclusiv ca parte a mărcilor și/sau ca parte a numelor de domenii, în legătură cu orice produs sau serviciu, în orice mod care este de natură să provoace confuzie și nu pot fi copiate, imitate sau folosite, în tot sau în parte, fără acordul prealabil scris al Furnizorului.
Conținutul soluției FGO vă este oferit "CA ATARE" și nu poate fi folosit, copiat, reprodus, republicat, încărcat, distribuit, transmis, difuzat, afișat, vândut, licențiat sau altfel exploatat în orice fel de alte scopuri, fără acordul prealabil scris al proprietarului. Recuperarea sistematică de date sau alt conținut din soluția FGO pentru a crea sau compila, direct sau indirect, o colecție, compilație, bază de date sau un director, fără permisiunea prealabilă scrisă din partea Furnizorului este interzisă.
Furnizorul nu vă transferă drepturile sale de proprietate asupra soluției FGO. Furnizorul păstrează toate drepturile de proprietate intelectuală aferente. Nu vă este permis să redistribuiți, să vindeți, să decompilați, să folosiți procesul de reverse engineering, să dezasamblați sau să aduceți în orice alt mod soluția FGO la o forma perceptibilă omului.
Nicio dispoziție din prezentul Acord nu va fi interpretată ca acordând, implicit sau în orice alt fel, vreo licență sau vreun drept asupra oricărui brevet sau oricărei mărci comerciale semnate S.C. i-Tom Solutions S.R.L. Este interzis să modificați, să copiați, să publicați, să reproduceți, să vindeți sau să comercializați în vreun fel această soluție sau orice informație asociată cu aceasta.
Utilizatorul confirma ca datele si informatiile introduse in solutia FGO sunt reale si corecte, ca actioneaza in calitate de reprezentant legal sau persoana imputernicita a entitatii pe care o inscrie in platforma (in cazul persoanelor juridice), sau in nume propriu (in cazul persoanelor fizice cu activitate economica), ca are cel putin 18 ani si ca va utiliza solutia FGO conform prezentilor Termeni si conditii de utilizare. Utilizatorul isi asuma intreaga raspundere privind datele furnizate si accepta faptul ca Furnizorul nu va fi tinut raspunzator fata de Utilizator si/sau fata de terti pentru prejudiciile de orice natura rezultate ca urmare a furnizarii unor informatii eronate de catre Utilizator. In cazul in care Utilizatorul inscrie in FGO o firma pentru care nu este administrator legal si/sau nu are acordul firmei in cauza pentru a face acest lucru, Furnizorul poate elimina aceasta firma din contul FGO al Utilizatorului.
Utilizatorul folosește soluția FGO pe riscul propriu, Furnizorul fiind liber de orice răspundere pentru eventualele daune directe sau indirecte cauzate de utilizarea sau accesarea soluției FGO sau ca urmare a utilizării informațiilor acesteia. Furnizorul nu este răspunzător de erorile sau omisiunile care pot interveni în redactarea sau prezentarea materialelor din soluția FGO. Efectuarea de operațiuni neautorizate asupra acestei soluții FGO și tentativa de efectuare a acestora, incluzând, dar fără a se limita la: utilizarea abuzivă, utilizarea frauduloasă, accesul neautorizat, modificarea, copierea de informații în vederea comercializării lor, blocarea accesului, ș.a.m.d., vor fi pedepsite conform legii.
În niciun caz Furnizorul sau directorii săi, membrii, angajații sau agenții săi nu vor fi ținuți responsabili față de dumneavoastră sau față de terți pentru prejudiciile indirecte, viitoare sau speciale, exemplare sau punitive (de exemplu, daunele cominatorii și amenzile civile) sau incidentale, inclusiv pentru profitul nerealizat, rezultat din folosirea de către dumneavoastră a soluției FGO sau a serviciilor Furnizorului, chiar dacă Furnizorul a fost înștiințat despre posibilitatea producerii unor astfel de prejudicii.
Furnizorul nu este răspunzător pentru:
Furnizorul nu garantează disponibilitatea, funcționarea continuă sau corectitudinea sistemelor externe cu care se poate integra sau cu care poate comunica (ex.: SPV ANAF, Saga Software, BT Go, Salt Bank etc.) și nu poate fi ținut responsabil pentru:
XII.A - Rolul FGO în prelucrarea datelor
S.C. i-Tom Solutions S.R.L. prelucrează date cu caracter personal în două calități distincte:
a) În calitate de OPERATOR (Controller) - pentru datele utilizatorilor direcți ai platformei: date de cont (email, parolă), date de identificare (CUI/CNP, denumire, adresă), date de plată (referințe tranzacții Netopia Payments), date de utilizare (loguri, sesiuni, IP). Temei legal: executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR), obligație legală (Art. 6(1)(c) - eFactura, Cod Fiscal) și interes legitim (Art. 6(1)(f) - securitate, îmbunătățire serviciu).
b) În calitate de PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ (Processor) - pentru datele cu caracter personal ale terților (clienți PF/PJ, angajați, lead-uri) introduse de Utilizatori în platforma FGO. În această calitate, Furnizorul prelucrează datele exclusiv conform instrucțiunilor Utilizatorului (Operatorul) și în conformitate cu DPA-ul încheiat (vezi Cap. II - Definiții).
Relația dintre Utilizator (Operator) și Furnizor (Persoană împuternicită) este reglementată prin Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA), disponibil ca document separat și parte integrantă a prezenților Termeni.
XII.B - Temeiul legal
Furnizorul prelucrează datele cu caracter personal ale utilizatorilor direcți pe următoarele temeiuri legale:
a) Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR): crearea și gestionarea contului FGO, emiterea și gestionarea facturilor, procesarea plăților prin Netopia Payments, comunicarea operațională (notificări, suport), funcționalitățile AI (chatbot, OCR) incluse în serviciu.
b) Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR): transmiterea facturilor în sistemul RO eFactura (SPV/ANAF), păstrarea documentelor fiscale conform Codului Fiscal, raportarea către autorități (la cerere legală).
c) Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR): securitatea platformei (loguri, monitorizare acces), îmbunătățirea serviciului (analiză statistică anonimă), răspunsuri automate email în afara programului de lucru, prevenirea fraudei și a accesului neautorizat.
d) Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR): comunicări de marketing (newsletter, oferte), afișarea de conținut informativ pe platforme social media, cookie-uri analitice și de marketing (vezi Politica Cookies).
XII.C - Ce date prelucrăm
Categoriile de date prelucrate de Furnizor în calitate de Operator sunt:
a) Date de cont: adresa de email (nume utilizator), parolă (stocată criptat). Necesare pentru crearea și utilizarea contului FGO.
b) Date de identificare entitate: pentru PJ - CUI, denumire firmă, nr. registru comerț, adresă sediu, reprezentant legal (precompletate automat din ANAF pe baza CUI-ului introdus de utilizator); pentru PF - CNP, nume, prenume, adresă, date fiscale. Necesare pentru emiterea facturilor și raportarea în SPV/ANAF.
c) Date financiare: referințe tranzacții, istoricul plăților abonamente. FGO nu stochează date de card - acestea sunt gestionate exclusiv de Netopia Payments.
d) Date de utilizare: adresă IP, date sesiune, loguri de activitate, preferințe interfață. Generate automat în scopul securității și funcționării platformei.
e) Date generate prin funcționalitățile AI: întrebări adresate asistentului virtual, imagini/PDF-uri încărcate pentru OCR. Procesate exclusiv în UE (Frankfurt). Detalii în Capitolul XV - AI Act.
Toate datele sunt stocate pe infrastructura Amazon Web Services (AWS), localizată în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania), în conformitate cu reglementările europene privind protecția datelor.
XII.D - Sub-procesatori
Furnizorul utilizează următorii sub-procesatori pentru furnizarea serviciilor FGO:
a) Amazon Web Services (AWS) - Frankfurt, Germania (UE). Scop: hosting infrastructură, stocare date, servicii AI (Bedrock, Textract), email tranzacțional (SES), securitate (GuardDuty). DPA: semnat | Procesare: exclusiv UE.
b) Netopia Payments - România (UE). Scop: procesare plăți online cu card, plăți recurente. DPA: conform contract | Procesare: UE.
c) Google (Google Analytics 4) - UE. Scop: analiză statistică anonimă a utilizării site-ului. DPA: conform Terms of Service.
d) Meta (WhatsApp Business API) - UE/US. Scop: comunicare cu clienții utilizatorilor (mesaje utilitare și comerciale), integrată în platforma FGO.
e) SagaSoft (SAGA) - România (UE). Scop: sincronizare bidirecțională facturi, clienți, angajați, încasări cu programul de contabilitate SAGA.
f) Banca Transilvania - România (UE). Scop: integrare bancară bidirecțională (import extrase, inițiere plăți).
g) SALT Bank - România (UE). Scop: integrare bancară bidirecțională + modul FGO în aplicația bancară SALT.
Lista completă și actualizată a integrărilor și sub-procesatorilor este disponibilă la adresa www.fgo.ro/integrare/api.
XII.E - Perioade de retenție
Furnizorul păstrează datele cu caracter personal pe următoarele perioade:
a) Date cont utilizator: pe durata contului activ, până la ștergerea contului din setările platformei sau până la expirarea perioadelor de retenție aplicabile anumitor categorii de date.
b) Facturi și documente fiscale: 5 ani de la data emiterii (conform Art. 25 din Codul Fiscal, astfel cum a fost modificat), în condițiile păstrării abonamentului. La expirarea perioadei, datele personale din facturi sunt anonimizate, iar documentele fiscale sunt păstrate în formă anonimizată.
c) Date angajați / pontaj: 3 ani de la încetarea raportului de muncă (termen prescripție drepturi salariale).
d) Loguri de activitate, sesiuni, IP-uri: 12 luni.
e) Date procesate prin AI (loguri chatbot, imagini OCR): conform politicii de retenție în vigoare.
f) Backup-uri baze de date: 30 de zile (rolling).
La expirarea perioadei de retenție, datele sunt șterse sau anonimizate automat. În cazul facturilor, anonimizarea înseamnă înlocuirea datelor personale (nume, CNP, adresă, IBAN) cu valori generice, păstrându-se doar informațiile fiscale minime cerute de lege.
La solicitarea scrisă a utilizatorului, datele eligibile pot fi șterse înainte de expirarea perioadei de retenție, cu excepția celor pentru care există o obligație legală de păstrare.
XII.F - Securitatea datelor
Furnizorul implementează următoarele măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor cu caracter personal:
a) Certificări: ISO 9001 (Managementul Calității) și ISO 27001 (Managementul Securității Informației).
b) Criptare: toate parolele și datele de autentificare sunt stocate criptat. Infrastructura AWS utilizează criptare at-rest și in-transit.
c) Autentificare multi-factor (MFA): disponibilă și recomandată pentru toate conturile FGO. Implementată obligatoriu pentru echipa Furnizorului.
d) Control acces: un număr restrâns de angajați ai Furnizorului pot accesa datele utilizatorilor, exclusiv în scopul furnizării serviciilor de suport și administrare tehnică. Toți angajații au semnat clauze de confidențialitate.
e) Localizare date: toate datele sunt stocate pe infrastructura AWS în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania).
f) Servicii AI: furnizorii AI utilizați (AWS Bedrock, AWS Textract) procesează datele exclusiv în UE și nu utilizează datele utilizatorilor pentru antrenarea modelelor. Furnizorul a activat politici de opt-out pentru toate serviciile AI AWS.
XII.G - Notificarea încălcărilor
În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal (data breach), Furnizorul se angajează să:
a) Notifice Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință, în conformitate cu Art. 33 GDPR, în măsura în care încălcarea este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile persoanelor vizate.
b) Informeze utilizatorii afectați fără întârziere nejustificată, în conformitate cu Art. 34 GDPR, în cazul în care încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat.
c) În calitate de Persoană împuternicită (Processor), notifice Utilizatorul (Operatorul) fără întârziere nejustificată despre orice încălcare a securității datelor pe care Utilizatorul le-a introdus în platformă, pentru ca Utilizatorul să poată îndeplini obligațiile proprii de notificare conform GDPR.
d) Documenteze orice încălcare a securității datelor, inclusiv circumstanțele, efectele și măsurile de remediere luate.
XII.H - Drepturile utilizatorului
În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), beneficiați de următoarele drepturi:
a) Dreptul de acces (Art. 15) - puteți solicita o copie a datelor personale pe care le deținem despre dvs. Solicitarea se face prin email la suport@fgo.ro sau prin secțiunea "Contul meu" din platforma FGO. Termen de răspuns: 30 de zile.
b) Dreptul la rectificare (Art. 16) - puteți rectifica datele personale inexacte direct din platforma FGO sau prin solicitare la suport@fgo.ro.
c) Dreptul la ștergere (Art. 17) - puteți solicita ștergerea contului și a datelor personale direct din setările contului FGO. Ștergerea contului produce efectele descrise în Cap. V din prezenții Termeni. Excepții: facturile și documentele fiscale sunt păstrate 5 ani (Cod Fiscal modificat) în condițiile păstrării abonamentului, dar datele personale sunt anonimizate.
d) Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18) - puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor sau prelucrarea este ilegală.
e) Dreptul la portabilitate (Art. 20) - puteți solicita primirea datelor personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
f) Dreptul la opoziție (Art. 21) - puteți să vă opuneți prelucrării datelor bazate pe interesul legitim al Furnizorului.
g) Dreptul de a depune plângere - vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere (ANSPDCP), Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, www.dataprotection.ro.
h) Dreptul de retragere a consimțământului - în cazurile în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând. Retragerea produce efecte doar pentru viitor.
Pentru exercitarea oricărui drept legat de platforma FGO, ne puteți contacta la: Email: suport@fgo.ro | Formularul de contact: www.fgo.ro/contact | Termen de răspuns: maximum 30 de zile calendaristice.
NOTĂ: Dacă sunteți client al unui utilizator FGO (PJ) și doriți exercitarea drepturilor GDPR cu privire la datele dvs. introduse de acel utilizator în platformă, vă rugăm să vă adresați direct utilizatorului respectiv (Operatorul datelor dvs.). Furnizorul, în calitate de Persoană împuternicită, nu poate acționa asupra acestor date decât la instrucțiunile Operatorului.
Toate aspectele juridice, cele legate de drepturi, și măsurile reparatorii cu privire la orice act, eveniment sau incident, întreprinse în temeiul sau în legătură cu soluția FGO sau Serviciile Furnizorului vor fi guvernate și interpretate în conformitate cu legile în vigoare din România.
Soluția FGO este destinată utilizării în scop economic, profesional sau meșteșugăresc. Dispozițiile O.G. 21/1992 privind protecția consumatorilor și ale celorlalte acte normative conexe privind raporturile de consum se aplică în măsura în care sunt incidente conform legii, ținând cont de calitatea de utilizator profesionist a destinatarilor serviciilor (persoane juridice și persoane fizice care desfășoară activitate economică, profesională sau meșteșugărească).
În cazul unui litigiu între Utilizatori și orice alt Terț, dumneavoastră înțelegeți și sunteți de acord că Furnizorul nu are nicio obligație de a interveni. Prin prezentul Acord, absolviți Furnizorul, funcționarii, angajații, agenții și succesorii săi în drepturi de plângeri, cereri și prejudicii de orice natură, cunoscute sau necunoscute, previzibile și imprevizibile, dezvăluite și confidențiale, care decurg din sau sunt în orice fel legate de astfel de litigii și/sau de Serviciile Furnizorului.
Toate plângerile, litigiile sau neînțelegerile cu dumneavoastră/utilizatorul (entitate juridică de drept privat sau public ori reprezentanții acestora), care pot decurge din interpretare, funcționalitate sau care sunt în orice fel legate de utilizarea de către dumneavoastră a soluției FGO sau a Serviciilor Furnizorului, care nu pot fi rezolvate amiabil prin discuții și negocieri directe în termen de 30 (treizeci) de zile lucrătoare de la înregistrarea reclamației, vor fi soluționate exclusiv de instanțele române.
XV.A - Declararea funcționalităților AI
Platforma FGO integrează funcționalități bazate pe inteligență artificială în următoarele zone ale serviciului:
a) Asistent virtual (chatbot) și răspunsuri automate email
Platforma FGO include un asistent virtual integrat care răspunde la întrebări despre utilizarea platformei, ghidează utilizatorii și oferă soluții pe baza unei baze de cunoștințe. Același modul gestionează răspunsurile automate pe email către utilizatorii care contactează echipa de suport (suport@fgo.ro) în afara programului de lucru (17:30 - 08:30 și în weekend).
Furnizor model AI: Anthropic (prin serviciul AWS Bedrock)
Locație procesare: Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania)
b) Extragerea automată a datelor din facturi (OCR)
Platforma FGO permite încărcarea facturilor primite de la furnizori în format PDF sau imagine, iar sistemul extrage automat datele structurate (furnizor, număr factură, data, sume, articole). Rezultatele sunt prezentate ca sugestii pe care utilizatorul le validează și corectează înainte de salvare.
Furnizor serviciu AI: Amazon Web Services (AWS Textract)
Locație procesare: Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania)
Funcționalitățile AI sunt clasificate conform Regulamentului (UE) 2024/1689 în categoria de risc limitat (asistentul virtual) și, respectiv, risc minim (extragerea datelor din facturi).
XV.B - Transparența (Art. 50 AI Act)
În conformitate cu Art. 50 din Regulamentul (UE) 2024/1689, Furnizorul se angajează să:
a) Informeze utilizatorii în mod clar și vizibil atunci când interacționează cu o funcționalitate asistată de AI, prin marcaje dedicate în interfața platformei. Asistentul virtual este identificat ca atare în interfața FGO.
b) Marcheze răspunsurile generate automat pe email cu mențiunea că sunt generate de un sistem AI, astfel încât destinatarul să poată distinge între răspunsurile echipei umane și cele generate automat.
c) Prezinte orice rezultat generat de AI (sugestii chatbot, câmpuri pre-completate din facturi) ca o recomandare, nu ca o decizie finală. Utilizatorul păstrează întotdeauna controlul și decizia finală asupra datelor salvate în platforma.
XV.C - Datele procesate prin AI
a) Asistentul virtual procesează textul întrebărilor formulate de utilizator. Chatbot-ul NU are acces la datele din contul utilizatorului (facturi, setări, sold, clienți). Utilizatorul este responsabil pentru conținutul întrebărilor pe care le adresează asistentului virtual.
b) Modulul OCR procesează imaginile sau fișierele PDF ale facturilor încărcate de utilizator. Aceste documente pot conține date cu caracter personal (nume, CNP, adresă, IBAN). Datele sunt procesate exclusiv în scopul extragerii informațiilor structurate și nu sunt utilizate în alt scop.
c) Furnizorii AI utilizați de FGO (AWS Bedrock, AWS Textract) procesează datele exclusiv în Uniunea Europeană (Frankfurt) și nu utilizează datele utilizatorilor pentru antrenarea sau îmbunătățirea modelelor lor de AI. Furnizorul a activat politici explicite de opt-out pentru toate serviciile AI AWS.
XV.D - Limitări și responsabilități
a) Funcționalitățile AI pot genera rezultate inexacte sau incomplete. Furnizorul nu garantează acuratețea rezultatelor generate de AI și recomandă utilizatorilor să verifice întotdeauna informațiile furnizate de sistemele AI înainte de a le utiliza.
b) Furnizorul nu este responsabil pentru decizii luate de utilizator pe baza informațiilor generate de AI, inclusiv dar fără a se limita la: date extrase incorect din facturi, răspunsuri inexacte ale asistentului virtual, sau orice altă informație generată automat.
c) Utilizatorul înțelege și acceptă că asistentul virtual poate răspunde automat la emailurile primite în afara programului de lucru și că aceste răspunsuri sunt generate de un sistem AI, nu de echipa umană.
XV.E - Opțiunea de dezactivare
a) Asistentul virtual: utilizatorul poate contacta direct echipa de suport prin telefon sau email în programul de lucru (luni-vineri, 09:00-17:30).
b) Modulul OCR: utilizatorul poate introduce manual datele facturilor fără a utiliza funcția de extragere automată.
c) Utilizatorul nu poate dezactiva selectiv răspunsurile automate pe email generate în afara programului de lucru. În programul de lucru, răspunsurile sunt gestionate de echipa umană.
XV.F - AI Literacy (Art. 4 AI Act)
Furnizorul se angajează să pună la dispoziția utilizatorilor documentație adecvată privind funcționalitățile AI ale platformei, inclusiv scopul, limitările și modalitățile de utilizare ale acestora, prin intermediul manualului de utilizare disponibil în platforma FGO.
XV.G - Modificări ale funcționalităților AI
Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica, adăuga sau elimina funcționalități AI, cu respectarea obligațiilor de transparență prevăzute de Regulamentul (UE) 2024/1689. În cazul adăugării de noi funcționalități AI sau al modificării semnificative a celor existente, utilizatorii vor fi informați prin mijloacele de comunicare disponibile în platforma (notificări în cont, email).
(1) Forța majoră
Furnizorul nu este răspunzător pentru neexecutarea obligațiilor sale dacă aceasta se datorează unui eveniment de forță majoră, înțeles ca eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil (art. 1351 alin. (2) Cod civil), inclusiv dar fără a se limita la:
(2) Cazul fortuit
Furnizorul nu este răspunzător pentru neexecutarea obligațiilor sale dacă aceasta se datorează unui caz fortuit, înțeles ca eveniment care nu putea fi prevăzut și nici împiedicat de cel chemat să răspundă (art. 1351 alin. (3) Cod civil), inclusiv dar fără a se limita la:
(3) Diligențe minime
În toate situațiile prevăzute la alineatele (1) și (2), Furnizorul va depune toate diligențele rezonabile pentru a limita efectele evenimentului asupra Utilizatorilor și pentru a restabili serviciul în cel mai scurt timp posibil. Furnizorul va informa Utilizatorii prin mijloace adecvate (notificare în platformă, email sau anunț public pe www.fgo.ro), atunci când durata evenimentului depășește 24 de ore.